يتفق قادة الشركات حول العالم على أن دمج الموظفين الجدد في ظل الظروف الاستثنائية التي فرضتها الجائحة كان أكثر تحدياً مما كان متوقعاً.
ومع ذلك، يظل دمج الموظفين الجدد بشكل فعال أمراً ضرورياً، حيث يهدف برنامج الدمج الشامل إلى تقديم توجيه واضح للموظف حول متطلبات الوظيفة، هيكل الشركة، وعملياتها وأنظمتها، مما يساهم في تسريع تأقلمه واندماجه.
كما تشير الدراسات إلى أن برامج الدمج الممنهجة تسهم بشكل كبير في تحسين معدلات الاحتفاظ بالموظفين. فقد أظهرت إحدى الدراسات أن 60% من الموظفين الذين شاركوا في برنامج دمج منظم استمروا في وظائفهم لمدة ثلاث سنوات أو أكثر.
جدير بالذكر أن دمج الموظفين الجدد عن بُعد يعتمد بشكل كبير على إنشاء إطار عمل شخصي متكامل، يعتمد على مفهوم "نظام الرفاق" (buddy-system). يقوم هذا النظام على اختيار موظف متمرس لتقديم الدعم والتوجيه للموظف الجديد خلال فترة تكيفه مع بيئة العمل.
يتمثل دور الرفيق في الإجابة على استفسارات الموظف الجديد، مساعدته في فهم مهامه، وتعريفه بأعضاء الفريق.
وفي التقرير التالي نتعرف معًا على خطوات دمج الموظفين الجدد عن بُعد ونصائح لجعل الموظفين الجدد العاملين عن بُعد يشعرون بالمشاركة والتواصل.
لماذا يعد دمج الموظفين عن بعد أمرًا مهمًا؟
على الرغم من أن الموظفين الافتراضيين يعملون في بيئة فريدة، فإن عملية التوجيه تظل ضرورية، بل قد تكون أكثر أهمية، ويُساعد التوجيه الفعال هؤلاء الموظفين على التأقلم مع مناصبهم الجديدة والشركة، خاصةً إذا كانوا جددًا في العمل عن بُعد.
ويعزز التوجيه شعورهم بالإدماج في ثقافة الشركة وعملياتها، رغم عدم وجودهم فعليًا في المكتب، كما يضمن أن يكون لديهم فهم واضح لواجباتهم وعمليات الاتصال والتوقعات المرتبطة بأدوارهم.
تعيين رفيق للموظف الجديد
يعتبر نظام الرفاق وسيلة فعالة لتوجيه الموظف الجديد من خلال اختيار موظف متمرس ليكون مرشدًا له، ويقوم الرفيق بالإجابة عن استفسارات الموظف الجديد ويساعده في فهم مهامه وتعريفه بزملائه مما يسهم في تسريع عملية التكييف.
تعزيز التواصل المستمر
ينبغي إجراء لقاءات منتظمة بين الرفيق والموظف الجديد سواء كانت شخصية أو عبر وسائل الاتصال المرئية مع التركيز على التفاعل خلال الأسابيع الأولى، وهذا يساعد في بناء علاقات قوية ويعزز من شعور الانتماء.
تقديم الدعم الثقافي
من المهم تعليم الموظف الجديد ثقافة الشركة وقيمتها، ويجب تقديم سرد شامل عن تاريخ الشركة ورؤيتها وإنجازاتها والقيم المشتركة التي تتشكل أساس بيئة العمل، وهذا يُساعد الموظف على فهم السياق الذي يعمل فيه.
بناء فريق متماسك
يُشكل بناء فريق متماسك من الموظفين الجدد عن بُعد خطوة حيوية مع تخصيص وقت للتعارف بين الأعضاء مما يعزز الثقة والتعاون ويسهل من عملية التكييف ويشجع على تبادل الخبرات.
كما يجب أن تكون هناك قنوات اتصال واضحة بين موظفي الموارد البشرية ومديري الأقسام والموظفين الجدد، و يعزز التواصل الفعّال من شعور الموظف بالانتماء والولاء، مما يدفعه لبذل المزيد من الجهد لتحقيق أهداف الشركة.
خطوات دمج الموظفين الجدد عن بُعد
نصائح لتعزيز التواصل والمشاركة للموظفين الجدد العاملين عن بُعد
لتعزيز التواصل والمشاركة بين الموظفين الجدد العاملين عن بُعد، من الضروري خلق بيئة تشجع على التفاعل المستمر وتبادل الأفكار، وهذا يُساعد على بناء علاقات قوية تعزز من شعور الانتماء والاندماج في ثقافة الشركة، وإليك نصائح لدمج الموظفين الجدد في بيئة العمل عن بُعد وفقًا لموقع"people managing people" الذي يقدم إرشادات عملية للقادة الملهمين للتغيير كما يلي:
يجب أخذ نصائح الموظفين بعين الاعتبار لضمان مشاركتهم الفعالة، مع توفير بيئة ملائمة تعزز من هذه المشاركة، خاصة في ظل الحاجة المتزايدة لتطبيقات العمل العالمية.
من المهم توفير الفرص للموظفين للتفكير ومشاركة ملاحظاتهم وذلك من خلال سجلات شخصية أو مذكرات لتتبع الأفكار.
لفهم كيفية دمج الموظفين بشكل فعال يجب الاستفسار عن مدى نجاح الجهود المبذولة والتواصل مع الفريق حول تفضيلات الاتصال والأدوات المستخدمة.
ينبغي أن تتضمن خطط التوجيه استراتيجية طويلة الأمد مع ضرورة التواصل الدوري حول الخطط المستقبلية.
من الضروري تحديد خيارات توجيه واضحة تشمل مواضيع مثل الولاء والأداء لضمان فهم الموظفين لدورهم ومساهماتهم في رؤية الشركة.
يجب أن يتم تقييم أداء الموظفين بشكل دوري مع إدخال محادثات فيديو لتعزيز التواصل وتبادل الآراء.
أهمية تنسيق الأنشطة غير الرسمية يجب أن تكون في المقدمة من خلال إنشاء بيئات تفاعلية تعزز التعاون والشعور بالانتماء.
يجب أن تكون الأنشطة ممتعة وغير مرهقة مع التركيز على التفاعل الشخصي لتعزيز الروابط بين الموظفين.